تخصيص مراكز الكلفة لفروع الشركة

تُستخدم خاصية تخصيص مراكز الكلفة لتنظيم العمل المحاسبي داخل الشركات متعددة الفروع، حيث يتم ربط كل فرع بمركز كلفة مستقل خاص به.
يسمح ذلك بترحيل الفواتير والسندات المحاسبية لكل فرع إلى مركز الكلفة التابع له، مما يسهّل عملية المتابعة، ويضمن دقة التقارير المالية، ويُمكّن الإدارة من تحليل أداء كل فرع على حدة دون تداخل البيانات.

وعند طلب التقارير المحاسبية، يتم عرض بيانات كل مركز كلفة بشكل مستقل، بحيث تظهر حركة كل فرع منفصلة عن باقي الفروع.

خطوات تنفيذ الإعدادات

أولًا: تفعيل نظام مراكز الكلفة

يتم تفعيل مراكز الكلفة من خلال:

• الدخول إلى إعدادات البرنامج
• ثم الأقسام
• تفعيل خيار مركز الكلفة

ملاحظة:
يجب على المستخدم تسجيل الخروج من النظام ثم تسجيل الدخول مرة أخرى حتى يتم تفعيل مركز الكلفة بشكل صحيح.

ثانيًا: تعريف بطاقات مراكز الكلفة

بعد تفعيل النظام، يتم:

• الدخول إلى بطاقة مركز الكلفة
• تعريف مراكز الكلفة الخاصة بفروع الشركة (مثل: فرع أول، فرع ثانٍ، فرع رئيسي… إلخ)

ويُعد هذا الإجراء أساسًا لربط العمليات المحاسبية بكل فرع.

ثالثًا: تخصيص مراكز الكلفة للمستخدمين

من خلال نافذة تخصيص المستخدمين:

• يتم تحديد مركز الكلفة الخاص بكل مستخدم حسب الفرع الذي يعمل به

ويمكن إجبار المستخدم على العمل ضمن مركز الكلفة المحدد له، بحيث:

• لا يظهر له سوى مركز الكلفة الخاص به
• لا يتمكن من اختيار أو الاطلاع على مراكز كلفة أخرى
• تقتصر التقارير التي يراها على البيانات التابعة لمركز كلفته فقط

رابعًا: تخصيص أنماط الفواتير

يتم فرض مركز الكلفة من خلال أنماط الفواتير المحاسبية، مثل:

• فواتير المبيعات
• فواتير المشتريات

وبذلك يتم ربط كل فاتورة تلقائيًا بمركز كلفة محدد وفق النمط المستخدم.

خامسًا: تخصيص أنماط السندات

يتم فرض مركز الكلفة من خلال أنماط السندات المحاسبية، مثل:

• سند القبض
• سند الدفع

مما يضمن تسجيل جميع السندات ضمن مركز الكلفة الصحيح دون تدخل يدوي.

مثال عملي (الفواتير والسندات)

• عند قيام مستخدم تابع للفرع الأول بإنشاء فاتورة مشتريات، يظهر مركز الكلفة الخاص بالفرع الأول تلقائيًا.

• وعند قيام نفس المستخدم بإنشاء سند قبض، يتم تحديد مركز الكلفة الخاص به بشكل افتراضي أيضًا.

• عند قيام مستخدم تابع للفرع الأول بإنشاء فاتورة نقاط البيع، يتم ترحيل الفاتورة محاسبيًا تلقائيًا وفق مركز الكلفة الخاص به.

التقارير المحاسبية

عند طلب تقرير مثل دفتر الأستاذ لمركز كلفة معين:

• لا تظهر إلا السندات والفواتير المرتبطة بهذا المركز فقط
• مما يوفر تقارير دقيقة وواضحة لكل فرع على حدة دون أي تداخل

ملاحظات هامة حول مراكز الكلفة للزبائن

 إذا كان لكل فرع زبائن خاصين

في هذه الحالة، يجب الالتزام بالإعدادات التالية:

• تفعيل خيار "إلزام مركز الكلفة للزبائن"
• تفعيل خيار استخدام مركز الكلفة الافتراضي الموجود في بطاقة الزبون

النتيجة:
عند إضافة أي زبون، سيتم فرض مركز الكلفة الخاص به تلقائيًا، مع مراعاة مركز الكلفة الخاص بالمستخدم الذي يقوم بالإضافة.
هذا يضمن أن كل زبون مرتبط بمركز كلفة الفرع الخاص به فقط، ويمنع التداخل بين فروع الشركة.

 إذا كان الزبائن غير مخصصين لفروع محددة

في هذه الحالة، يجب اتباع الإعدادات التالية:

• إلغاء تفعيل خيار "إلزام مركز الكلفة للزبائن"
• إلغاء تفعيل خيار استخدام مركز الكلفة الافتراضي الموجود في بطاقة الزبون

النتيجة:
يمكن استخدام نفس الزبون في أكثر من فرع دون فرض مركز كلفة محدد، مما يتيح مرونة أكبر في إدارة الزبائن المشتركة بين الفروع.